Integritetspolicy

1. Allmänt

Vi på bokaperson vill att du ska känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Denna integritetspolicy förklarar hur vi samlar in, använder, lämnar ut och lagrar dina personuppgifter samt hur vi i övrigt säkerställer att dina personuppgifter behandlas enligt gällande lagstiftning. Det är viktigt för oss att du läser och förstår denna integritetspolicy och att känner dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter.

2. Vem är personuppgiftsansvarig?

2.1 Bokapersonal, med org. nr 559179-7278 och postadress Dalagatan 86E, Stockholm (i denna policy kallat ”Bokapersonal”) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter när Bokapersonal tillhandahåller och marknadsför tjänster samt vid övriga kontakter med Bokapersonal, såsom besök i vår webbsida eller serviceärenden via e-post, chatt och telefon. Som personuppgiftsansvarig är det Bokapersonalens ansvar att se till att dina uppgifter hanteras på ett korrekt och säkert sätt enligt tillämplig lagstiftning.

3. Vilka personuppgifter om dig behandlar vi?

Bokapersonal samlar in och behandlar följande kategorier av personuppgifter om dig som kund eller potentiell kund i samband med att du bokar och använder våra tjänster och att vi marknadsför och saluför våra tjänster.

• Kontaktuppgifter såsom namn, titel och attesträttighet, e-postadress, leveransadress, fakturaadress och telefonnummer.
• Kontoinformation såsom kundnummer, användarnamn, lösenord och när kontot registrerades.
• Identifikationsnummer, dvs organisationsnummer.
• Orderinformation såsom ordernummer, produkter tjänster, orderdatum, pris, rabatt och köphistorik.
• Finansiell information som kreditupplysningar.
• Korrespondens och annan information om supportärenden såsom anteckningar och e-postmeddelanden vid kontakt med kundservice.
• Användargenererade data om din interaktion med Bokapersonal marknadskommunikation och webbplatser, såsom IP-adress, enhetsinformation (teknisk information om dator, mobiltelefon och andra enheter som du använder t.ex. webbläsarinställningar, tidzon, operativsystem), platsinformation.

4. Från vilka källor samlar vi in uppgifter om dig som kund?

4.1 Bokapersonal samlar in dina personuppgifter direkt från dig när du är i kontakt med vår kundtjänst och när du på annat sätt har kontakt med Bokapersonal och lämnar uppgifter om dig. Information om dig samlas in vid dessa tillfällen för att du ska kunna ingå avtal med Bokapersonal och för att Bokapersonal ska kunna tillhandahålla sina produkter och tjänster till dig.

4.3 Utöver de uppgifter som Bokapersonal samlar in från dig kan vi också samla in personuppgifter från någon annan, dvs. från tredje part. Vi hämtar information från offentliga register via tredje parts tjänster för adressuppdatering, t.ex. Bisnode, för att kontrollera att vi har rätt kontaktuppgifter till dig. Vi hämtar uppgifter om kreditvärdighet från kreditvärderingsinstitut, upplysningsföretag eller banker, t.ex. UC.

4.4 Bokapersonal samlar även in vissa personuppgifter via cookies som loggar hur du använder vår webbplats och därmed vilket innehåll du föredrar. Du hittar mer information om hur vi använder oss av cookies i Bokapersonals cookiepolicy.

5. Varför behandlar vi personuppgifter om dig?

Bokapersonal samlar in och hanterar uppgifter om dig för olika ändamål. Dessa ändamål sätter de yttre ramarna för vad vi får använda dina personuppgifter till. Nedan förklarar vi ändamålen med vår behandling och ger exempel på vilka behandlingsaktiviteter som sker under respektive ändamål. Observera att vissa av dina personuppgifter kan behandlas för flera ändamål.

A) Hantera beställningar och köp.
Behandling av personuppgifter för detta ändamål omfattar aktiviteter för att bland annat identifiera dig och skicka orderbekräftelse, hantera betalning för beställda produkter och varor samt bedöma vilka betalningssätt vi kan erbjuda dig (baserat på kontaktuppgifter, beställda varor, betalningshistorik och finansiell information), leverera beställningar, avisera om leverans samt hantera reklamations- och garantiärenden avseende köpta produkter och tjänster. Den insamling av uppgifter som vi gör för att kunna hantera dina beställningar och köp krävs för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter enligt Bokapersonals allmänna försäljningsvillkor. Om uppgifterna inte lämnas av dig kan våra skyldigheter inte fullgöras och vi kan i så fall neka dig beställningen eller köpet.

B) Tillhandahålla och hantera HemsidaDirekt-konto.
Personuppgifter behandlar vi för detta ändamål för att t.ex. ge dig behörighet att logga in på kontot och säkerställa din identitet. Insamlingen av uppgifter som vi gör för att kunna tillhandahålla och administrera ditt HemsidaDirekt-konto krävs för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter enligt Villkoren för HemsidaDirekt-konto. Om uppgifterna inte lämnas kan våra skyldigheter inte fullgöras och vi kan i så fall neka dig registrering av konto eller avsluta kontot.

C) Lämna information om och marknadsföra produkter och tjänster.
Vi behandlar personuppgifter för detta ändamål för att per post, e-post, sms/mms och telefon informera dig om och marknadsföra de produkter, tjänster och erbjudanden som Bokapersonal säljer. Insamlingen av uppgifter som vi gör för ändamålet krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt dessa villkor. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras och vi behöver i så fall begränsa vissa förmåner och andra fördelar som är kopplade till ditt konto.

D) Hantera ärenden som kommer in till Bokapersonal supportfunktioner.
Behandling av personuppgifter för detta ändamål omfattar Bokapersonal aktiviteter för att t.ex. kommunicera, säkerställa kundens identitet, utreda klagomål- och supportärenden, besvara frågor som kommer in till kundtjänst eller andra supportfunktioner via e-post, telefon eller digitala kanaler, rätta felaktiga uppgifter, ge teknisk support och vårda kundförhållandet.

E) Fullgöra rättsliga förpliktelser som krävs av Bokapersonal.
Personuppgifter behandlas för detta ändamål för att Bokapersonal ska kunna uppfylla krav i lagar, domar eller myndighetsbeslut. Exempel på sådana krav är produktansvar och produktsäkerhet såsom framtagande av kommunikation och information om produktlarm och produktåterkallelser (t ex vid en defekt eller hälsovådlig produkt) och skyldigheter att spara viss information enligt bokföringslagen som kan hänföras till en enskild individ. Om uppgifterna som Bokapersonal samlar in inom ramen för detta ändamål inte lämnas kan vår rättsliga skyldighet inte fullgöras och vi kan i så fall neka dig beställningen, köpet eller den aktivitet som ger upphov till våra rättsliga förpliktelser.

F) Förhindra missbruk samt förhindra, förebygga och utreda brott inom ramen för vår verksamhet.
Behandling av personuppgifter för detta ändamål sker bland annat för att förhindra missbruk av Bokapersonalskonto samt förebygga och utreda misstanke om stöld och bedrägeri. Misstänkta brott och försök till brott kan komma att polisanmälas.

G) Utvärdera, utveckla och förbättra Bokapersonals tjänster, produkter och system för våra kunder generellt.
Behandling av personuppgifter för detta ändamål omfattar aktiviteter för att bland annat göra vår webbutik och andra tjänster mer användarvänliga, utveckla eller lyfta fram digitala funktioner, förbättra vårt kunderbjudande (t.ex. utveckling av tjänster och produkter), ta fram underlag i syfte att förbättra varu- och logistikflöden, utveckla och förbättra företagets sortiment och resurseffektivitet samt förbättra vårt IT-system för att höja säkerheten, ta fram statistik för marknads- och kundanalyser samt affärsuppföljning samt affärs- och metodutveckling relaterat till beställningar och köp, automatiskt arkivera beteenden som senare kan behöva granskas av säkerhetsskäl och ge kunder möjlighet att påverka det sortiment som Bokapersonal tillhandahåller. För att kunna uppfylla detta ändamål utför Bokapersonal generella analyser i aggregerad form, dvs. inte på individnivå, avseende bland annat klick- och besöksbeteenden, enhetsinformation, orderhistorik, betalningshistorik, geografisk ort och enskilda kunders feedback.

6. Vilka är de legala grunderna för vår behandling av dina personuppgifter?

För att Bokapersonal ska ha rätt att samla in och behandla dina personuppgifter måste det finnas en laglig grund för varje ändamål som uppgifterna behandlas för. De lagliga grunderna som vi baserar vår behandling på är beskrivna i detta avsnitt. Observera att flera lagliga grunder kan vara tillämpliga för samma behandling.

A) Rättslig förpliktelse
Denna grund innebär att vår behandling är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som krävs av Bokapersonal, exempelvis att dokumentera betalningsuppgifter för att uppfylla kraven i bokföringslagen.

B) Avtalsförpliktelser
Denna grund innebär att behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med dig som kund eller för att kunna ingå avtal i ett senare skede. Vid beställning eller köp behandlar vi dina uppgifter för att fullgöra skyldigheter enligt Bokapersonals allmänna försäljningsvillkor. Då kan det t.ex. vara nödvändigt att Bokapersonal registrerar dina kontaktuppgifter så vi kan fullgöra vår skyldighet att leverera produkten eller tjänsten samt att vi gör en kreditupplysning så vi kan säkerställa din betalningsförmåga.

D) Berättigat intresse
Denna grund innebär att vår behandling baseras på en s.k. intresseavvägning av berättigat intresse. Med detta menas att behandlingen sker för att Bokapersonal bedömer att vi har berättigade intressen av att behandla dina personuppgifter som väger tyngre än ditt intresse att inte få personuppgifterna behandlade. På denna grund behandlar vi bland annat dina personuppgifter för att förhindra missbruk av Hemsidadirektkonto samt förhindra, förebygga och utreda brott inom ramen för vår verksamhet. Om vi bedömer att brott eller försök till brott har begåtts och vi gör en polisanmälan kommer Bokapersonal även fortsätta att behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna fastställa, försvara eller göra gällande rättsligt anspråk.

7. Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

7.1 Bokapersonal kommer att spara dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att fullgöra de ändamål som uppgifterna behandlas för. Hur lång lagringsperioden är beror alltså på för vilket ändamål som uppgifterna behandlas. Därutöver kan Bokapersonal komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att fastställa, försvara eller göra gällande rättsligt anspråk, t.ex. om det pågår en tvist eller om en anmälan om brott har lämnats in till Polismyndigheten. Vi genomför regelbundet gallringar och ta bort personuppgifter som inte längre är nödvändiga.

7.2 Bokapersonal sparar personuppgifter kopplade till ditt Hemsidadirektkonto så länge du är kund hos Bokapersonal på olika sätt.

8. Vilka delar vi dina personuppgifter med?

8.1 Bokapersonal kan komma att lämna ut dina uppgifter till andra företag för att du ska kunna ta del av våra erbjudanden, produkter och tjänster. Mottagarna av dina personuppgifter kan antingen vara personuppgiftsbiträden till Bokapersonal, dvs. företag som behandlar dina uppgifter för vår räkning och enligt våra instruktioner, eller självständigt personuppgiftsansvariga, dvs. företag som ansvarar självständigt för behandlingen av dina uppgifter då de har en direkt relation med dig som kund såsom Svea Ekonomi.

8.2 Bokapersonal kan även komma att lämna ut dina uppgifter till myndigheter om det är nödvändigt för att följa lag, föreskrift eller myndighetsbeslut eller för att Bokapersonal ska kunna fastställa, försvara eller göra gällande rättsliga anspråk.

8.3 Beroende på vilka kontakter du har haft med Bokapersonal, t.ex. om du är kund eller mottar marknadskommunikation, kan Bokapersonal lämna ut dina personuppgifter till följande mottagare:

• Företag som tillhandahåller information från folkbokföringen eller andra offentliga register för att säkerställa att vi har rätt kontaktuppgifter till dig så vi kan hantera dina beställningar och köp. De uppgifter som lämnas ut är identifikationsnummer och kontaktuppgifter baserat på våra avtalsförpliktelser till dig som laglig grund.
• Statliga myndigheter, såsom Polismyndigheten eller Skatteverket, som vi är skyldiga att lämna ut dina personuppgifter till enligt lag eller myndighetsbeslut eller som vi lämnar ut personuppgifter till pga. misstanke om brott eller försök till brott. De kategorier av uppgifter som lämnas ut är kontaktuppgifter, identifikationsnummer, kontoinformation, orderinformation, betalningsuppgifter, användargenererade data och videoinspelningar baserat på rättslig förpliktelse som åligger Bokapersonal eller för att vi ska kunna fastställa, försvara eller göra gällande rättsligt anspråk.

8.4 Om du lägger en beställning eller genomför köp från Bokapersonal kan vi dessutom lämna ut dina personuppgifter till följande mottagare inom ramen för hantering av dina beställningar och köp baserat på våra avtalsförpliktelser gentemot dig som laglig grund:

• Leverantörer, tillverkare, distributörer och underleverantörer av produkter och tjänster som Bokapersonal säljer som bland annat tillhandahåller produkterna och tjänsterna.
• Logistikföretag och speditörer som hjälper oss med varutransporter så vi kan leverera våra produkter och tjänster till dig. Vi lämnar ut kontaktuppgifter och orderinformation till dessa mottagare.
• Samarbetspartners och leverantörer av betalningslösningar, t.ex. kortinlösande företag, banker, kreditinstitut och andra finansiella aktörer, som ser till att du kan genomföra betalningar och erbjuder dig olika finansieringslösningar. Uppgifterna som lämnas ut är kontaktuppgifter, identifikationsnummer och betalningsuppgifter.
• Kreditvärderingsinstitut, kreditupplysningsföretag eller banker som förser oss med underlag för att vi ska kunna säkerställa din betalningsförmåga, t.ex. kreditupplysningar, när du ansöker om kredit inom ramen för hantering av dina beställningar och köp. Den uppgift som lämnas ut är identifikationsnummer.
• Företag som tillhandahåller finansiella tjänster såsom reskontra och inkassoverksamhet som säkerställer att Bokapersonal får betalt för levererade produkter och tjänster inom ramen för hantering av dina beställningar och köp. De av uppgifter som lämnas ut är kontaktuppgifter, identifikationsnummer, orderinformation och betalningsuppgifter.

8.5 Bokapersonal kommer inte att sälja dina personuppgifter till tredje part om vi inte har ditt tillstånd till det.

9. Var lagrar vi dina personuppgifter?

Bokapersonal kommer främst att hantera dina personuppgifter inom EU/EES. Men vi kan även komma att överföra dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES om vi behöver dela dina uppgifter med Bokapersonals leverantörer eller samarbetspartners som finns utanför eller lagrar personuppgifter i ett land utanför EU/EES. Om dina personuppgifter överförs till något land utanför EU/EES kommer Bokapersonal att vidta de åtgärder som krävs för att på ett lagligt sätt överföra personuppgifterna genom att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå som är jämförbar med det skydd som erbjuds inom EU/EES, exempelvis genom att ingå avtal med mottagaren som innefattar EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller, om överföring sker till USA, genom att mottagaren certifierat sig att följa principerna i Privacy Shield.

10. Vad har du som registrerad kund för rättigheter?

10.1 Bokapersonal ansvarar för att dina personuppgifter behandlas enligt gällande lagstiftning. I detta avsnitt beskrivs dina rättigheter kopplade till vår behandling av dina personuppgifter. Vi kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande. Om du har frågor om detta eller vill utöva någon rättighet, vänligen kontakta oss på de uppgifter som framgår längst ner i denna policy.

A) Rätt till tillgång till dina personuppgifter.
Vi på Bokapersonal vill vara öppna med hur vi behandlar dina personuppgifter. Om du vill få insyn i den behandling som vi gör om dig har du rätt att begära att få information om behandlingen, inklusive en kopia av dina personuppgifter som är under behandling, ett s.k. registerutdrag. Detta omfattar information om ändamål, kategorier av personuppgifter, kategorier av mottagare av personuppgifter, lagringsperiod eller kriterierna för hur lagringsperiod fastställs, information om varifrån uppgifter har samlats in och förekomsten av automatiserat beslutsfattande inklusive information om logiken bakom och betydelsen av behandlingen. Observera att vid en begäran om tillgång kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter om dig för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person och vilka uppgifter du vill ta del av. Registerutdraget är kostnadsfritt men vid upprepade förfrågningar har Bokapersonal rätt att ta ut en administrativ avgift om 100 kr.

B) Rätt till rättelse av dina personuppgifter.
Bokapersonal är måna om att ha korrekta och uppdaterade personuppgifter. Om uppgifterna som vi har om dig är felaktiga har du rätt att begära att de rättas. Du har även rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter, t.ex. om vi har rätt gatuadress men saknar gatunummer. På din begäran kommer vi att så snabbt som möjligt rätta de felaktiga eller ofullständiga uppgifter vi behandlar om dig.

C) Rätt till radering av dina personuppgifter.
Vi respekterar att de personuppgifter som vi behandlar om dig är lånade från dig. Du har därför rätt att begära att Bokapersonal tar bort dina personuppgifter när uppgifterna behandlats på ett olagligt sätt, måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som Bokapersonal omfattas av, inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har behandlats eller när du invänder mot en intresseavvägning av berättigat intresse som Bokapersonal har gjort och det saknas berättigat intresse för Bokapersonal eller tredje part som väger tyngre (se nedan avsnitt f) för information om rätten att invända). Vi kan dock inte alltid tillmötesgå din begäran då det kan finnas anledningar som ger oss rätt att fortsätta behandlingen, t.ex. om personuppgifterna behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som legal grund (såsom enligt krav i bokföringslagen) eller om uppgifterna är nödvändiga för att Bokapersonal ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

D) Rätt till dataportabilitet.
Du har rätt att få en kopia på de personuppgifter som rör dig i ett strukturerat format och i vissa fall få uppgifterna överförda till en annan personuppgiftsansvarig. Denna rätt omfattar dock bara uppgifter som du själv har lämnat till Bokapersonal och som vi behandlar med stöd av samtycke eller avtalsförpliktelse gentemot dig som laglig grund.

E) Rätt till begränsning av behandling.
Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas i vissa situationer, vilket innebär att uppgifterna bara får behandlas för vissa ändamål. Du kan t.ex. begära begränsning av felaktiga uppgifter när du har begärt rättelse. Under tiden som Bokapersonal utreder uppgifternas korrekthet kommer behandlingen av dem att begränsas.

F) Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling.
När Bokapersonal behandlar dina personuppgifter baserat på intresseavvägning av berättigat intresse som legal grund eller för direktmarknadsföring har du har rätt invända mot vår behandling. Invändning mot Bokapersonals intresseavvägning kan göras när du har personliga skäl som rör situationen. Vid sådan invändning bedömer Bokapersonal om vi har berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre ditt intresse att skydda din integritet. Om så är fallet får Bokapersonal fortsätta att behandla dina personuppgifter trots att du har motsatt dig behandlingen. Invändning mot direktmarknadsföring och analyser som utförs för direktmarknadsföringsändamål kan du göra utan att uppge några skäl. Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer vi att upphöra med behandlingen av dina personuppgifter för det ändamålet samt alla typer av direktmarknadsföringsåtgärder såsom att skicka nyhetsbrev och erbjudanden.

10.2 Om du tycker att vi hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt är du välkommen att kontakta oss. Kontaktuppgifter finns längst ner i denna policy. Du har även rätt att inge eventuella klagomål angående behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen som är ansvarig tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter i Sverige.

11. Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Bokapersonal har därför vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olämpliga eller ofrivilliga utlämnanden, användning, otillbörlig åtkomst, radering, ändring eller skada av dina personuppgifter. Exempelvis sparas alla kunduppgifter i en databas som är skyddad med brandvägg och behörighetsstyrning så bara anställda inom Bokapersonal som behöver åtkomst till dina uppgifter för att utföra specifika uppgifter har sådan tillgång.

12. Tillämpning och ändring av integritetspolicyn

12.1 Den senast uppdaterade versionen av Bokapersonals integritetspolicy finns alltid på vår webbplats. Vår integritetspolicy gäller vid var tid i den form och till det innehåll som är publicerat på webbplatsen.

12.2 Bokapersonal har rätt att när som helst uppdatera integritetspolicyn. Om integritetspolicyn ändras kommer den uppdaterade policyn att publiceras på Bokapersonals webbplats. Dessutom kommer du att informeras om att integritetspolicyn har ändrats nästa gång du loggar in på ditt Bokapersonalkonto. Vi kan även komma att informera dig via e-post om det sker större förändringar av integritetspolicyn. Om du inte vill acceptera den ändrade policyn kan du avsluta ditt Bokapersonalkonto genom att kontakta kundtjänst, se kontaktuppgifterna längst ner i denna policy.

13. Kontaktuppgifter

Tveka inte att kontakta oss om du har frågor om denna integritetspolicy eller om du vill ha mer information om vår behandling av dina personuppgifter eller om någon uppgift skulle vara felaktig och du vill att vi rättar den. Vänligen kontakta kundservice på 0812137511 eller skicka e-post till info@bokapersonal.se.