Leverantörsavtal

Bokapersonal

Detta avtal ingås mellan Mentgroup AB, org.nr 559179-7278, 106 31 Stockholm, som driver Bokapersonal, nedan Bokapersonal, och den leverantör som ansluter sig till plattformen, bolag eller enskild firma, nedan Leverantören. Leverantören ingår avtalet i sin näringsverksamhet.

1. Bakgrund och roller

Bokapersonal driver en digital marknadsplats där kunder efterfrågar bemanning till event och leverantörer lämnar offert.

Leverantören är avtalspart mot kunden. Bokapersonal förmedlar kontakt, tillhandahåller avtalsmallar och hanterar betalningsflödet, men är inte part i det uppdragsavtal som ingås mellan Leverantören och kunden.

Leverantören är arbetsgivare för den personal som utför uppdragen, eller anlitar personal med giltig F-skatt. En enskild firma kan själv utföra uppdragen. Bokapersonal är aldrig arbetsgivare för Leverantörens personal.

Leverantören bestämmer själv sina priser, väljer själv vilka förfrågningar den lämnar offert på och beslutar själv vilken personal som bemannar ett uppdrag. Bokapersonal utövar inte ledning eller kontroll över hur uppdragen utförs.

Bokapersonal sätter inga regler för hur ett uppdrag utförs eller organiseras. Det gör Leverantören. Bokapersonals avtalsmallar är en utgångspunkt, och det avtal kunden signerar med Leverantören gäller där det skiljer sig från mallarna.

1.1 Hur Leverantören planerar

Leverantören är ett av tre slag:

En Leverantör som planerar själv behöver aldrig namnge personal, låta personalen checka in per person eller schemalägga i plattformen. I stället lämnar Leverantören ett intyg per bokning enligt punkt 4.1b. Tidrapporten lämnas per roll, med antal personer och timmar.

2. Anslutning och behörighetskrav

2.1 Grundkrav, gäller alla leverantörer

Leverantören ska vid var tid uppfylla följande. Brister något spärras möjligheten att lämna offert.

Leverantören godkänns av Bokapersonal innan den får vara på plattformen. I godkännandet går Bokapersonal igenom de uppgifter och underlag Leverantören lämnar. Bokapersonal gör också stickprov därefter.

Är Leverantören en enskild firma är organisationsnumret ägarens personnummer. Det lagras krypterat, visas alltid maskerat och skrivs aldrig i loggar, listor eller mejl.

Godkännandet är inte en garanti och inte en löpande kontroll. Utöver genomgången av F-skatten innan första offerten görs ingen avstämning mot Skatteverket, Bolagsverket eller Länsstyrelsen, och Bokapersonal bevakar inte att ett intyg fortfarande är giltigt. Leverantörens identitet fastställs av vår betalleverantör som en del av kundkännedomen innan någon utbetalning kan ske.

Leverantören ska vid var tid själv se till att kraven är uppfyllda, och ska enligt punkt 2.3 meddela Bokapersonal utan dröjsmål om något förändras. Brister det vid ett stickprov kan Bokapersonal stänga av Leverantören.

Ansvarsförsäkringen ska uttryckligen omfatta person- och sakskada som uppkommer vid uppdrag av det slag Leverantören åtar sig. Åtar sig Leverantören ordningshållande roller ska försäkringen uttryckligen omfatta ordningshållning och fysiska ingripanden. Standardförsäkringar undantar ofta detta. Leverantören ansvarar för att kontrollera det.

2.2 Reglerade roller

Väktare. Bevakningstjänst enligt 1 § lagen (1974:191) om bevakningsföretag får endast utföras av personal som är godkänd och anställd i ett auktoriserat bevakningsföretag. Leverantören får inte lämna offert på väktare utan att ha laddat upp giltig auktorisation från Länsstyrelsen.

Ordningsvakt. Varje person som bemannas som ordningsvakt ska ha giltigt förordnande från Polismyndigheten och ha fyllt 20 år, enligt lagen (2023:421) om ordningsvakter. Rollen kan inte slås på i plattformen utan att Leverantören har ett godkänt tillstånd för rollen som inte gått ut. Planerar Leverantören i Bokapersonal laddas förordnandet upp per person med giltighetstid. Planerar Leverantören själv laddas inga förordnanden upp, och ansvaret är Leverantörens. Bokapersonal stämmer inte av förordnanden mot Polismyndigheten och får inte veta om ett förordnande återkallas eller stängs av. Stickprov förekommer.

Uppladdningen befriar inte Leverantören från något ansvar. Leverantören ska själv försäkra sig om att förordnandet är giltigt vid varje enskilt pass, och får inte bemanna ett pass med en person vars förordnande har löpt ut, återkallats eller stängts av. Planerar Leverantören i Bokapersonal spärrar plattformen ett ordningsvaktspass som börjar efter det uppladdade förordnandets sista giltighetsdag, eftersom det följer av lag. Planerar Leverantören själv ansvarar Leverantören ensam för att förordnandet gäller vid varje pass.

Entrévärd. Rollen är inte offentligrättsligt reglerad. Leverantören ansvarar för att uppdraget hålls inom vad en entrévärd får göra, alltså insläpp, gästlista, biljettkontroll, värdskap och information. Uppdrag som i praktiken innebär bevakning eller ordningshållning får inte utföras under beteckningen entrévärd. Etiketten avgör inte rättsläget.

Leverantören ansvarar ensam för att den personal som bemannas har de behörigheter som lagen kräver. Bokapersonals kontroll av uppladdade handlingar befriar inte Leverantören från det ansvaret.

2.3 Upplysningsplikt

Leverantören ska utan dröjsmål meddela Bokapersonal om F-skatt återkallas, försäkring sägs upp eller väsentligt ändras, auktorisation återkallas, ett förordnande återkallas eller stängs av, eller om Leverantören försätts i konkurs eller får betalningsanmärkning av väsentlig betydelse.

3. Offert och bokning

Leverantören sätter själv sina priser, sina tillägg och sin minsta tid per pass. Bokapersonal visar inga prisintervall, lämnar aldrig ett prisförslag och kan aldrig ändra ett pris.

En förfrågan har högst fem aktiva offerter åt gången. Offerter som dragits tillbaka, avböjts eller gått ut räknas inte. När fem offerter är aktiva kan ingen ytterligare offert lämnas, förrän någon av dem inte längre är aktiv.

Offerten gäller den tid Leverantören anger, dock aldrig längre än till eventets start. Anger Leverantören ingen tid gäller offerten i sju dagar från att den skickades. Under giltighetstiden är en skickad offert bindande. När giltighetstiden har passerat har offerten gått ut och kan inte längre accepteras.

Kunden kan boka olika roller hos olika leverantörer, en leverantör per roll. En roll bokas alltid i sin helhet.

När kunden accepterar en offert uppstår ett uppdragsavtal mellan Leverantören och kunden med exakt de rader och priser som står i offerten, för de roller kunden bokar.

Genom att skicka offert förbinder sig Leverantören att bemanna samtliga pass för de roller kunden bokar.

4. Genomförande

4.1 Bemanning

Planerar Leverantören i Bokapersonal namnger Leverantören personal per pass senast 16 timmar före passets start. Personalen bekräftar sitt pass i plattformen inom samma frist.

Planerar Leverantören själv namnges ingen personal i plattformen. Leverantören lämnar i stället intyget enligt 4.1b.

Leverantören ansvarar för att personalen har rätt kompetens för rollen, känner till uppdragets innehåll, tider och plats, och har fått den information kunden lämnat.

4.1b Ålder och identitet

Vilken ålder personalen ska ha bestämmer Leverantören, inom de gränser som följer av lag. Bokapersonal sätter inga egna åldersgränser för personalen. De lagstadgade gränserna är i dag 20 år för ordningsvakt och 18 år för servering av alkohol.

Leverantören ansvarar för att den personal som utför ett pass

1. uppfyller rollens lagstadgade åldersgräns vid passets start, och
2. har visat giltig legitimation för Leverantören innan första passet.

Planerar Leverantören själv intygar Leverantören per bokning att personalen uppfyller rollens lagstadgade åldersgränser och att legitimationen har kontrollerats. Intyget sparas med version, tidpunkt och vem som intygade. Utan intyget är bokningen inte bemannad.

Planerar Leverantören i Bokapersonal intygas legitimationskontrollen per person, med metod, tidpunkt och namn på den som utfört den. Intyget gäller mellan Leverantören och personen, och görs om hos varje ny leverantör. Plattformen prövar åldern mot rollens lagstadgade gräns när personen läggs in på ett pass, och blockerar tilldelningen när åldern inte räcker eller intyget saknas.

Plattformen lagrar aldrig en bild av legitimationen. Att lämna ett felaktigt intyg, eller att kringgå spärren, till exempel genom att namnge en person och låta någon annan utföra passet, är grund för omedelbar avstängning.

4.2 Uteblivet pass

Uteblir bemannad personal ska Leverantören tillhandahålla likvärdig ersättare inom den tid Leverantören själv angett i sina uppdragsvillkor och i offerten. Har Leverantören inte angett någon tid gäller skyndsamt och senast innan passet skulle ha inletts.

Bokapersonal åtar sig aldrig att skaffa ersättare och lämnar inga utfästelser till Kunden om ersättningstid, kapacitet eller bemanning. Sådana utfästelser är Leverantörens ensak.

4.3 Frånvaroanmälan från personal

Gäller när Leverantören planerar i Bokapersonal. Anmäler personal frånvaro i plattformen larmas Leverantören omedelbart, per notis och SMS, och passet sätts till obemannat. Anmälan är en underrättelse till Leverantören, aldrig ett övertagande av ansvaret: det är Leverantören som ska lösa passet, på samma villkor som vid uteblivet pass enligt 4.2.

Skälet till frånvaron är en uppgift om personens hälsa eller familjeförhållanden och lämnas aldrig till kunden. Kunden ser att passet saknar person och att Leverantören arbetar med det. Leverantören får inte vidarebefordra skälet till kunden.

Kvittera anmälan i plattformen och registrera ersättaren där. Utan registrerad ersättare räknas passet som uteblivet enligt 4.2, oavsett vad som skett utanför plattformen.

Sker inte det utgår vite motsvarande 100 procent av passets värde, och kunden återbetalas motsvarande belopp. Vitet avräknas mot kommande utbetalning.

Vitet är inte den enda påföljden. Upprepade uteblivna pass kan leda till avstängning enligt punkt 12.

4.4 Incheckning och tidrapport

Planerar Leverantören i Bokapersonal checkar personalen in och ut i plattformen. Tidsstämpeln är den tidpunkt användaren registrerade händelsen, även om uppgiften överförts senare på grund av bristande täckning. Planerar Leverantören själv sker ingen incheckning i plattformen, och tidrapporten lämnas per roll, med antal personer och timmar.

Leverantören attesterar en tidrapport efter genomfört uppdrag. Kunden har därefter 48 timmar att godkänna eller invända. Uteblir svar godkänns rapporten automatiskt.

4.5 Arbetsmiljö

Leverantören har arbetsgivaransvaret för sin personal, inklusive arbetsmiljöansvar enligt arbetsmiljölagen.

Kunden råder normalt över arbetsstället och har därmed samordningsansvar enligt arbetsmiljölagen 3 kap 7 d § samt skyddsansvar enligt 3 kap 12 §. Leverantören ska samverka med kunden i dessa frågor.

Leverantören ska anmäla allvarlig personskada, dödsfall och allvarligt tillbud till Arbetsmiljöverket enligt gällande regler, och informera Bokapersonal.

Leverantören har rätt att avbryta ett uppdrag om arbetsmiljön är uppenbart farlig. Sker det ska Leverantören omedelbart underrätta kunden och Bokapersonal. Ett berättigat avbrott av detta skäl utlöser inte vite enligt 4.2.

4.6 Leverantörens egna uppdragsvillkor

Leverantören kan ladda upp eller upprätta egna uppdragsvillkor i plattformen. Villkoren bifogas varje offert Leverantören lämnar och följer med som bilaga 1 till uppdragsavtalet vid signering.

Leverantörens uppdragsvillkor gäller före Bokapersonals standardvillkor för uppdraget. Bokapersonals standardvillkor tillämpas endast där Leverantörens villkor är tysta.

Följande ordning gäller när dokumenten säger olika:

Leverantörens villkor får inte:

• lägga ansvar, betalningsskyldighet eller åtagande på Bokapersonal
• ändra eller inskränka de krav som ställs i detta avtal
• innehålla villkor som är oskäliga mot konsument enligt avtalsvillkorslagen, sådana villkor tillämpas endast mot företagskunder och märks ut

Plattformen kontrollerar villkoren mot ovanstående vid varje uppladdning. Villkor som strider mot punkt 1 eller 2 tillämpas inte, oavsett vad dokumentet säger.

Originalet gäller. Plattformen kan skapa en formaterad återgivning av Leverantörens dokument för att det ska kunna läsas i offerten. Återgivningen ändrar aldrig innebörden, ska godkännas av Leverantören innan den används, och vid avvikelse gäller Leverantörens originaldokument, som alltid bifogas i sin helhet.

Den version som gällde vid signeringen fryses med bokningen. Senare ändringar påverkar inte redan signerade avtal.

5. Ersättning och avgifter

5.1 Bokapersonals avgift

Bokapersonals avgift, kommissionen, är 10 procent av bokat värde, lika för alla leverantörer och alla bokningar. Satsen låses på bokningen när kunden accepterar offerten, och en senare ändring av satsen påverkar inte en bokning som redan finns.

Avgiften beräknas på bokat värde exklusive moms och dras vid utbetalning. Leverantören faktureras aldrig avgiften separat. Kommissionen syns aldrig för kunden.

Kunden betalar Bokapersonals serviceavgift, 5 procent av bokat värde, utöver Leverantörens pris. Serviceavgiften och momsen på den är Bokapersonals, och påverkar varken Leverantörens pris eller utbetalning. Den satsen låses också på bokningen när offerten accepteras.

Det kostar ingenting att ansluta sig, att se förfrågningar eller att lämna offert. Avgift utgår endast vid vunnen bokning.

5.2 Utbetalning

Utbetalning styrs av hur kunden betalat. Leverantören säljer arbetet till kunden och svarar för momsen på det. Kunden får ett kvitto och ett underlag för bokföringen, med moms per rad, genom plattformen.

Kortbetalning i förskott, huvudvägen. Kunden betalar innan uppdraget. Medlen hålls hos betalpartnern tills uppdraget är genomfört och betalas därefter ut automatiskt tre bankdagar efter att tidrapporten godkänts, till det konto Leverantören anslutit. Svenska helgdagar räknas bort. Processen är automatiserad och kräver ingen åtgärd av någon part.

Betallänk vid beviljad kredit. Ett företag som en människa hos Bokapersonal beviljat kredit kan betala i efterhand, via en betallänk från betalpartnern. Bokningen är bekräftad redan när betallänken skickats. Leverantören ska bemanna uppdraget som vanligt från den tidpunkten. Utbetalningen kommer efter kundens betalning, inte efter godkänd tidrapport.

Att en bokning betalas via betallänk framgår av bokningen i Leverantörens panel, tillsammans med betallänkens förfallodag.

Är bokningen föremål för tvist pausas utbetalningen tills Leverantören och kunden kommit överens eller tvisten avgjorts.

Kundens medel hålls hos betalpartnern och passerar aldrig Bokapersonals eget bankkonto.

5.3 Kreditrisk

Bokapersonal garanterar inte betalning för bokningar som betalas via betallänk och bär inte kundens kreditrisk. Vid kortbetalning är medlen säkrade hos betalpartnern innan uppdraget genomförs.

5.4 Rapportering enligt DAC7

Bokapersonal är rapporteringsskyldig plattformsoperatör enligt lagen (2022:1681). Leverantören ska lämna organisationsnummer, adress och skatteregistreringsnummer senast innan första offerten. För en enskild firma är organisationsnumret ägarens personnummer.

Ersättning och avgifter per kvartal rapporteras till Skatteverket senast 31 januari året efter inkomståret. Leverantören får en kopia av det som rapporteras.

6. Avbokning

6.1 Kunden avbokar

Plattformens standardtrappa nedan är utgångsläget. Har Leverantören registrerat egna avbokningsvillkor gäller de, enligt punkt 4.6 och de värden Leverantören registrerat i plattformen. Villkoren framgår av offerten innan kunden väljer, och det avtal kunden signerar med Leverantören gäller där det skiljer sig från trappan.

Avbokningsvillkoren låses vid signeringen. En senare ändring hos Leverantören påverkar inte en signerad bokning.

Bokapersonals serviceavgift återbetalas till kunden i samma andel som resten av bokningen. Erhåller Leverantören 0 procent återbetalas hela avgiften, erhåller Leverantören 50 procent återbetalas halva avgiften. Avgiften på det belopp Leverantören faktiskt erhåller dras som vid genomfört uppdrag.

De värden som styr beräkningen är de Leverantören registrerat i plattformen. Skiljer sig Leverantörens dokument från de registrerade värdena ska Leverantören rätta det ena eller det andra, och plattformen spärrar villkoren tills de stämmer överens.

6.2 Leverantören avbokar

Leverantören får avboka endast om uppdraget blivit omöjligt att genomföra. Vid avbokning utgår vite motsvarande 50 procent av bokat värde, och kunden hålls skadeslös.

Avbokning senare än 72 timmar före start räknas som uteblivet uppdrag enligt 4.2.

7. Tvist mellan Leverantören och kunden

Invänder kunden mot en tidrapport eller det utförda arbetet hålls det omtvistade beloppet kvar hos betalpartnern.

Leverantören har 48 timmar att svara. Bokapersonal beslutar därefter inom 72 timmar hur det spärrade beloppet ska fördelas. Fristen räknas från att Leverantören svarat eller att svarsfristen löpt ut, vilket som inträffar först, och motiverar beslutet skriftligt för båda parter.

Beslutet avser endast fördelningen av det belopp Bokapersonal håller. Det innebär inte ett ställningstagande till parternas civilrättsliga anspråk i övrigt och hindrar inte någon part från att driva saken vidare.

Vid bedömningen väger tidsstämplad in- och utcheckning tyngst, där sådan finns. Uppgifter som lämnas i efterhand utan spår i meddelandetråden väger lätt.

8. Ordningen bland offerterna

Beställaren ser samtliga offerter och väljer själv i vilken ordning de visas:

Offerterna sorteras inte efter pris, och Bokapersonal rangordnar dem inte. Tidpunkten då en offert kom in registreras av Bokapersonal och kan inte ändras av Leverantören.

Alla leverantörer som täcker rollen och orten ser en ny förfrågan samtidigt.

Ändras det som styr ordningen meddelas det minst 60 dagar i förväg enligt punkt 14.

Det går i dag inte att betala för en placering i sökresultat eller offertjämförelser.

9. Bilagor och information

Kundens förfrågan och dess bilagor ägs av kunden och kan endast läsas av Leverantören, aldrig ändras. Leverantören laddar upp egna filer på sin offert. På en signerad bokning och i meddelandetråden kan båda parter ladda upp.

Leverantören får använda kundens uppgifter endast för att fullgöra uppdraget. Uppgifterna får inte användas för marknadsföring, säljas vidare eller lämnas till tredje man utom när det behövs för att genomföra uppdraget.

10. Förbud mot kringgående

Leverantören får inte, direkt eller indirekt, ingå avtal utanför plattformen med en kund som Leverantören fått kontakt med genom Bokapersonal, avseende bemanning av samma eller liknande slag, under 12 månader från senaste förmedlade bokning med den kunden.

Detta hindrar inte affärer med kunder Leverantören redan hade en dokumenterad affärsrelation med innan anslutningen.

Vid överträdelse utgår ett belopp motsvarande den avgift Bokapersonal skulle ha erhållit om bokningen skett i plattformen, dock minst 15 000 kronor.

10.1 Betalning utanför plattformen

En bokning som förmedlats via Bokapersonal ska också betalas via Bokapersonal.

Att komma överens med kunden om att genomföra eller betala ett förmedlat uppdrag utanför plattformen är ett väsentligt avtalsbrott och kan leda till omedelbar avstängning. Detsamma gäller att lämna kontaktuppgifter i syfte att flytta dialogen ut ur plattformen innan bokning, och att ta betalt av kunden direkt för ett uppdrag som förmedlats här.

Sker uppdraget utanför plattformen omfattas det inte av något av det som plattformen tillhandahåller: ingen betalning som hålls, ingen automatisk utbetalning, inget avtal, ingen medling och inget underlag.

11. Ansvar

Leverantören ansvarar fullt ut för uppdragets genomförande och för skada som Leverantören eller dess personal orsakar kunden eller tredje man.

11.1 Riktigheten i egna uppgifter

Leverantören ansvarar för att samtliga uppgifter Leverantören lämnar i plattformen är riktiga och aktuella. Det gäller bland annat försäkringens omfattning, behörigheter, kapacitet, erfarenhet, kollektivavtal och personalens uppgifter.

Leverantören ska utan dröjsmål uppdatera en uppgift som blivit felaktig. Bokapersonal granskar inte uppgifterna löpande och går inte i god för dem gentemot kunden. Stickprov förekommer, men befriar inte Leverantören från något ansvar.

Leverantören håller Bokapersonal skadeslöst för krav som riktas mot Bokapersonal och som har sin grund i Leverantörens genomförande av ett uppdrag, Leverantörens personal, bristande behörighet, bristande försäkringsskydd, eller oriktiga eller inaktuella uppgifter som Leverantören lämnat i plattformen.

Bokapersonals ansvar mot Leverantören är begränsat till de avgifter Leverantören betalat under de senaste tolv månaderna, dock högst 100 000 kronor. Bokapersonal ansvarar inte för indirekt skada eller utebliven vinst. Begränsningen gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet.

12. Avstängning och uppsägning

Bokapersonal kan omedelbart spärra möjligheten att lämna offert om ett behörighetskrav enligt punkt 2 inte längre är uppfyllt.

Bokapersonal kan säga upp avtalet med omedelbar verkan vid väsentligt avtalsbrott, upprepade uteblivna pass, oriktiga uppgifter om behörighet, kringgående enligt punkt 10, eller om Leverantören försätts i konkurs.

Båda parter kan i övrigt säga upp avtalet med 30 dagars varsel. Redan signerade bokningar ska fullföljas oavsett uppsägning.

13. Personuppgifter

Parterna behandlar personuppgifter enligt det personuppgiftsbiträdesavtal som utgör bilaga till detta avtal.

14. Ändringar

Bokapersonal kan ändra dessa villkor och avgiftsnivåerna. Ändringar meddelas via e-post minst 60 dagar i förväg.

Accepterar Leverantören inte en ändring kan avtalet sägas upp innan ändringen träder i kraft. Signerade bokningar omfattas av den version som gällde vid signeringen.

15. Tillämplig lag och tvist

Svensk lag tillämpas. Tvist avgörs av allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.

16. Kontakt

Bokapersonal, som drivs av Mentgroup AB

Org.nr 559179-7278

106 31 Stockholm

hello@bokapersonal.se

Bilaga A: Sammanfattning av frister